DASmakkelijk

Doordat in een DAS iedere vraag naar hardware resulteert in concurrentie, zien we dat prijzen voor hardware gemiddeld 15% lager liggen dan wanneer gekocht wordt in een één op één relatie met een leverancier. Op een gemiddelde besteding per jaar van enkele honderdduizenden euro`s levert dat een aanzienlijke besparing op!

Als je kiest voor het gebruik van een DAS bij SLBdiensten nemen wij, samen met onze partner DASmakkelijk, al jouw werk uit handen. Bovendien betaal je niets voor onze diensten!

Over een DAS

Het aanbesteden via een DAS vindt plaats via een digitaal inkoopsysteem, waarbij leveranciers zich gedurende de hele looptijd van een DAS kunnen aanmelden. Die doorlopende selectiefase is kenmerkend voor een DAS. Dit vraagt wel om een sterke mate van beheer; alleen partijen die (blijven) voldoen aan de selectiecriteria mogen in een DAS toegelaten worden.

De voor- en nadelen van een DAS

Heb je een pool van leveranciers in een DAS? Dan kun je een uitvraag praktisch gezien al binnen 20 dagen doorlopen! Een forse tijdwinst vergeleken met het aanbesteden van een opdracht, wat vaak enkele maanden duurt. Daarnaast biedt een DAS de volgende voordelen:

• Omdat om iedere opdracht wordt geconcurreerd, krijgt de leverancier met de beste inschrijving de opdracht gegund.
• Kleine regionale partijen kunnen steeds meedingen naar opdrachten.
• Nieuwe partijen kunnen op ieder moment toetreden tot een DAS, mits ze voldoen aan de minimum eisen.
• Je bespaart direct op het inkopen van hardware (gemiddeld 15%).

Per opdracht kunnen eisen, voorwaarden en specificaties worden opgesteld naar de actuele behoeften.

Het nadeel van een DAS is dat er voor gelijksoortige opdrachten meer leveranciers gecontracteerd kunnen worden. Het opbouwen van een relatie met een leverancier in een DAS ligt daarmee niet voor de hand. Een ander nadeel kan zijn dat over iedere opdracht moet worden nagedacht. Wij leggen dat overigens meestal uit als een voordeel. Het gaat vaak om veel geld en daar goed over nadenken, kan geen kwaad!

Hoe gaat een DAS in zijn werk?

Regelmatig krijgen we de vraag hoe een DAS nu precies werkt. In de toepassing van een DAS onderscheiden we twee stappen.

1. Het instellen (publiceren) van een DAS.
2. Het uitzetten van specifieke opdrachten.

Om duidelijkheid te scheppen, brengen we beide stappen helder in kaart.

De publicatie van een DAS

Een DAS start met een publicatie op Tenderned.nl. Hier baken je de scope en inhoud van een DAS af. Ook geef je de looptijd aan en geef je aan aan welke eisen leveranciers moeten voldoen om toegelaten te worden tot een DAS. Dit hebben we al voor je gedaan. Het is mogelijk om een heel brede of juist een smalle scope te bepalen. Bij een brede scope is het mogelijk deelonderwerpen (categorieën) te hanteren waarop leveranciers zich specifiek kunnen inschrijven. Let wel op dat de eisen aan leveranciers voor ieder deelonderwerp gelijk zijn. Bij een smal gedefinieerde DAS kun je specifiekere selectiecriteria hanteren.

In de publicatie vermeld je het webadres waar een DAS te vinden is. Vanaf 30 dagen na publicatie kunnen er uitvragen worden uitgezet.

Controle inschrijvers

In de initiële periode van 30 dagen hebben potentiële leveranciers de kans om een deelnameverzoek in te dienen. Dat verzoek moet je binnen 10 dagen controleren. Voldoet de leverancier aan de eisen? Dan kun je de partij toelaten tot een DAS. Bij een afwijzing, dien je de redenen van afwijzing op te geven aan de betreffende partij. Ook na de initiële periode kunnen leveranciers zich nog inschrijven.

Beëindiging of wijziging DAS

Bij beëindiging van een DAS informeert de aanbestedende dienst via het formulier, voor aankondiging van een gegunde overheidsopdracht, dat een DAS wordt beëindigd. Ook een wijziging in de looptijd of scope wordt tijdig meegedeeld door gebruik van het juiste formulier. Dit staat gelijk aan een rectificatie, zoals ook bekend van een reguliere Europese aanbesteding. Houd rekening met de planning: een DAS staat 30 dagen on hold na een rectificatie. In die periode kunnen geen uitvragen worden geplaatst.

De uitvraag van de specifieke opdracht

Als je een specifieke opdracht uitzet, krijgen alle leveranciers die op het moment van uitzetten toegelaten zijn tot een DAS de mogelijkheid om zich in te schrijven. Is een DAS in categorieën verdeeld? Dan nodig je alle toegelaten leveranciers uit in deze betreffende categorie.

De termijn voor het indienen van een inschrijving bedraagt ten minste 10 dagen vanaf de verzenddatum van de inschrijfuitnodiging. De inhoud van de specifieke overheidsopdracht dient eenduidig te zijn en de voorwaarden dienen voor alle partijen gelijk te zijn. Net als bij reguliere aanbestedingen zijn de beginselen non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit van toepassing. Het is daarom ook van belang bij een uitvraag de (inkoop) voorwaarden en conceptcontracten te communiceren.

De gunningscriteria en prijs/kwaliteit verhouding zijn vermeld in de aankondiging van een DAS. Deze criteria kunnen gespecificeerd worden in de uitvraag voor de specifieke opdracht. Ook het beoordelingskader dat bij de beoordeling gebruikt wordt, maak je kenbaar bij de uitvraag.

Nota van Inlichtingen

Over de Nota van Inlichtingen is specifiek voor een DAS geen informatie opgenomen in de aanbestedingswet. Wel wordt er verwezen naar de Niet-Openbare procedure. Toepassing van de nota is niet verplicht, maar wel aan te bevelen. Het geeft leveranciers de kans om tijdig kenbaar te maken of er zaken in de weg staan van een goede uitvoering van de opdracht.

Een aanbestedende dienst verstrekt uiterlijk 10 dagen voor het indienen van de inschrijvingen de laatste informatie, mits het verzoek om inlichtingen tijdig voor de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen is gedaan. Houd voor het indienen van de vragen een redelijke termijn aan.

Beoordeling van inschrijvingen

Als aanbestedende dienst toets je of alle tijdig ingediende inschrijvingen voldoen aan de gestelde technische specificaties, eisen en normen. Hierna beoordeel je alle geldige inschrijvingen aan de hand van het opgestelde gunningscriterium met het bijbehorende beoordelingskader. Tenslotte maak je een proces-verbaal van de opdrachtverlening.

De gunning van de opdracht

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de beste inschrijving heeft ingediend op grond van de gunningscriteria.

Over de gunning voor een DAS in de aanbestedingswet is weinig gespecificeerd. Ook hiervoor kijken we weer naar de niet-openbare procedure. Afwijzing en gunning dien je te motiveren conform de opgenomen gunningscriteria en het beoordelingskader.

Een standstill periode is niet verplicht na gunning binnen een dynamisch aankoop systeem. Het toch hanteren van een (beperkte) standstill periode geeft inschrijvers de mogelijkheid om in bezwaar te komen tegen een gunningsbeslissing en voorkomt gedoe achteraf.

Het vaststellen van de overeenkomst

De aanbestedende dienst en de winnende inschrijver leggen de gemaakte afspraken vast in een overeenkomst. Zodra beide partijen de handtekeningen hebben gezet, is de overeenkomst bekrachtigd. Net als bij andere overeenkomsten is ook bij deze overeenkomst een stukje contractmanagement op zijn plaats.

Afmelding specifieke overheidsopdracht

Binnen 30 dagen na gunning van de opdracht stuur je met behulp van het inkoopsysteem een mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. De gunningen kunnen ook gebundeld per kwartaal worden gepubliceerd. In dat geval meld je de gunningen binnen 30 dagen na sluiting van het kwartaal af. Gebruik je meerdere DAS’en, dan publiceer je de gunningen (al dan niet gebundeld wanneer mogelijk) per DAS. Alle uitvragen die je publiceert, moeten gelinkt zijn aan het betreffende DAS. De TED code die je ontvangt na publicatie van het DAS, moet dus in de afmelding van iedere uitvraag vermeld worden.