5 uitdagingen die het Fons Vitae Lyceum tackelt bij implementatie Normenkader IBP

Start van implementatie Normenkader IBP

Dennis van Welie merkt op dat het onderwijs tot dusver niet genoeg nadruk heeft gelegd op informatiebeveiliging. Daarom verwelkomt hij het nieuwe Normenkader met open armen. “Zeker omdat er nu ook tijdig over gecommuniceerd is vanuit de overheid. Laten we dat dan ook met beide handen aanpakken om hier ons voordeel mee te doen. Als je elk jaar aan de slag gaat met een van de fases, denk ik dat je in 2027 wel op orde bent. Zonder dat dit je extra stress oplevert.”

De eerste fase van de implementatie is het op orde krijgen van de basis, waar Dennis een aantal uitdagingen in ziet.

1. Alle neuzen organisatorisch dezelfde kant op

Het Fons Vitae Lyceum maakt samen met nog twee andere scholen onderdeel uit van een stichting. De implementatie van het Normenkader IBP is volgens Dennis dan ook “iets dat eerst op stichtingsniveau moet gaan spelen, voordat je het op schoolniveau voor elkaar kan krijgen. En dat begint nu wel te dagen.”

Dennis legt uit dat er op het Fons wat wisselingen zijn geweest in het management: “Door alle veranderingen en wisselingen liggen de prioriteiten net even anders. Die mensen moeten eerst de organisatie kennen en alle neuzen dezelfde kant op krijgen qua toekomstbeeld. Die stappen beginnen we langzaam maar zeker te maken.”

Om de basis op orde te krijgen van de implementatie van het Normenkader IBP, moet dus ook de gehele organisatie eerst goed staan. Om die organisatie nog sterker te maken raad Dennis aan om een werkgroep Normenkader IBP samen te stellen met mensen die de organisatie kennen, waarbij de verschillende disciplines binnen het onderwijs goed zijn vertegenwoordigd. Hierbij kun je naast ICT denken aan onder andere bestuur, de privacy officer, HR, financiën, leerling administratie en docenten.

2. Bewustwording en verandermanagement

Boven alles is bewustwording cruciaal in deze fase van de implementatie van het Normenkader IBP. Als docent Scheikunde voelt Dennis zich ervaren genoeg om te zeggen dat er geen eigenwijzer volk is dan docenten. “Docenten vinden er altijd wat van en er is weleens geroepen: ‘Afspraken zijn goedbedoelde suggesties’.”

Volgens Dennis is een afspraak wel gewoon een afspraak. En laten het nu met name de afspraken zijn waar iedereen zich volgens hem aan heeft te houden. Dit vraagt volgens Dennis om een open houding en verandermanagement. “Gewoontes aanpassen in het onderwijs is gewoon lastig. Mensen moeten wat ze al 20 jaar hetzelfde doen ineens anders gaan doen. Ik snap dat dit weerstand met zich meebrengt, dus komt er ook een stukje verandermanagement bij kijken.”

Dennis vult aan dat docenten gewend zijn aan een hoge mate van autonomie in hun werk. “Je bepaalt als docent wat er gebeurt in het klaslokaal en bent vrij om je lesprogramma’s op te zetten met collega’s binnen een sectie. Nieuwe afspraken kunnen docenten het gevoel geven dat hun autonomie ook weer ingedamd wordt, terwijl dit in mijn ogen niet altijd nodig is.” Dennis benadrukt dat er altijd sprake is van autonomie binnen bepaalde kaders, “en die kaders zijn je afspraken, geen suggesties. Daarbinnen heb je autonomie.”

Maatregelen hanteren?

In het doorvoeren van maatregelen voor medewerkers die verzaken ziet Dennis geen heil. Dit werkt in zijn optiek zelfs averechts, omdat men zich dan minder uitgenodigd zal voelen om direct aan de bel te trekken wanneer er een fout is gemaakt. ”Ik denk dat je vooral in gesprek moet blijven hierover. Dus ook dat je de veilige ruimte behoud waarin mensen melding kunnen en willen maken, zonder dat dit verstrekkende gevolgen heeft.”

3. Het temmen van ‘de papierentijger’

De extra uitdaging die het Normenkader IBP volgens Dennis met zich meebrengt is dat alles ter controle gedocumenteerd moet worden. Volgens hem gaat dit in de praktijk vooralsnog anders. “Als bepaalde zaken op een gegeven moment lopen, ben je de documentatie vergeten. Zo zijn er best wel veel zaken die je als school op orde hebt, maar die zitten alleen in het hoofd van een aantal mensen die daar mee te maken hebben. Je hebt een probleem als zo iemand dan uitvalt of weggaat.”

Dennis ziet het belang van documentatie van procedures dan ook wel in. “Als je zo’n procedure gedocumenteerd hebt, zou iedereen - ongeacht welke mensen er wel of niet zijn, of wie er wel of niet bij was bij het opzetten van de procedure - er toch mee uit de voeten moeten kunnen. Zo kan ook zichtbaar worden gemaakt dat je iets hebt en het ook regelmatig evalueert.”

Hoewel de ‘papierentijger’ in eerste instantie extra werkdruk geeft om het op orde te krijgen, denkt Dennis dat de werkdruk ook vanzelf wel weer afneemt. “Als je het eenmaal goed op orde hebt, is het een kwestie van af en toe controleren: ‘Klopt de procedure nog of weten we nog hoe de procedure werkt?’"

4. Er een gezamenlijk feestje van maken voor zowel het bestuur als ICT

Als ICT-coördinator ziet Dennis de schone taak om urgentie te geven aan de implementatie van Normenkader IBP. Hij is het er alleen niet helemaal mee eens dat het puur een ICT-feestje is. “Ik denk dat het een combi is van een bestuurs- en ICT-feestje. Voor het beleid-, proces- en bestuursmatige zijn er de bestuurders die hierin verantwoordelijkheid hebben te nemen. Als ICT-coördinator moet ik echt op mijn strepen gaan staan dat ik het technisch best allemaal op orde kan maken, maar dat het niet mijn taak is om dit in mijn eentje beleidsmatig op te zetten.”

Om er een gezamenlijk feestje van te maken is het dus wel essentieel dat de bestuurder zijn verantwoordelijkheid inziet en neemt. Om dit voor elkaar te krijgen adviseert Dennis om “het bestuur eerst maar eens gewoon dat Normenkader IBP op te sturen. Op aanpakibp.kennisnet.nl vind je een vertaling van het Normenkader IBP en kun je met de documentatie aan de slag.”

Volgens Dennis is het goed om je bestuurder eens mee te nemen naar bijvoorbeeld een Kenniskringbijeenkomst van SLBdiensten of Kennisnet. “Ga daar samen heen. Dan kun je je bestuurder laten zien dat het niet alleen een ICT-feestje is, maar echt een gezamenlijk feestje.”

Ben jij geïnspireerd en wil je met Dennis in contact komen voor een mogelijke samenwerking? Stuur hem een mail met waarom jij denkt dat jullie iets voor elkaar kunnen betekenen.

5. Onderling samenwerken en informatie delen op elk niveau

Het blijft volgens Dennis een uitdaging om de juiste mensen - die de urgentie inzien of er affiniteit mee voelen - bij elkaar te krijgen. Kennisnet of SLBdiensten proberen dit bijvoorbeeld via een Kenniskring. Hoewel externe partijen zo een adviserende rol kunnen vervullen, denkt Dennis dat men binnen het onderwijs ook veel zelf kan doen.

“Maar dan moeten we ook meer open staan om met elkaar samen te werken en elkaar niet te veel te zien als concurrent. Onderwijs is geen concurrentiemarkt. Het is gewoon een noodzakelijk iets. We worden allemaal uit hetzelfde potje betaald en doen allemaal ons best.”

Uit eigen ervaring weet Dennis dat een competitieve houding het onderwijs in de weg kan zitten om samen verder te komen. Hij denkt dat het essentieel is om als onderwijsinstellingen onder elkaar op elk niveau informatie te delen en open te staan voor samenwerking. “Willen we het als onderwijs meer zelf doen, dan moeten we hier ook veel meer voor open staan. Delen, bij elkaar komen, en met elkaar aan de slag gaan, en niet elkaar als concurrent zien.”

Het gaat zeker goed komen

Al met al kijkt Dennis vol positieve energie en goede moed uit naar de implementatie van het Normenkader IBP de komende drie jaar. “Ja het gaat zeker goed komen! Ik ben wat dat betreft altijd positief ingesteld.”

Dennis denkt dat iedere onderwijsinstelling er goed aan doet om zich door te laten lichten met een zogeheten nulmeting. “De kans bestaat dat je dan inziet dat je toch niet zo goed bezig bent als dat je denkt. Dan val je even in een dalletje, maar zet vooral weer je schouders eronder. Ga ervoor en zorg ervoor dat je weer naar de top komt.”

Volgens Dennis heeft iedereen in het leven soms door diepe dalen heen te gaan om op de top terecht te komen. Met zijn motto houdt Dennis altijd hoop: “Problemen bestaan niet. Het zijn uitdagingen die vragen om een passende oplossing.”

Wil jij starten met de implementatie van het Normenkader IBP? Lees dan ook de 5 adviezen van Montessori College voor implementatie Normenkader IBP.