Door overstap naar digitale leer- en werkomgeving staat Regio College ruim op voorsprong
Op het Regio College in Zaandam is men al jarenlang bezig met het tijd- en plaats-onafhankelijk maken van de eigen digitale leer- en werkomgeving (DLWO). Arjan Piette heeft als Senior Service Manager de aspecten Hardware, Informatiebeveiliging én de samenwerking met IT-Workz binnen zijn portfolio. Toen hij ruim twee jaar geleden begon bij de onderwijsinstelling, waren hier al de nodige stappen in gezet. En de gekozen richting, met Office 365 en de migratie naar de Microsoft Azure Cloud, heeft het Regio College overduidelijk geen windeieren gelegd. “We hebben nu een soepel werkende leer- en werkomgeving. Het werken met Office 365 is inmiddels behoorlijk ingeburgerd en men weet ook in Teams goed de weg”, legt Piette meteen uit hoe de vlag erbij hangt op het Regio College. De overgang naar onderwijs op afstand is uiteindelijk soepel verlopen.
Geen angst voor werken in de cloud
Voor de meer op IT gerichte en innovatieve medewerkers binnen het Regio College spraken termen als ‘cloud’ en ‘Office 365’ redelijk voor zich. “Natuurlijk, we kunnen Microsoft 365 koppelen aan de lokale office-pakketten waar iemand al mee werkt, dus eigenlijk veranderde er niet eens zo heel veel voor het overgrote deels van ons personeelsbestand. Maar ja, de gedachte van ‘in de cloud werken’, dat was voor veel docenten en andere medewerkers toch een beetje ongrijpbaar. Met de inzet en begeleiding van adoptiegroepjes waarin mijn collega’s deelnamen, hebben we dat gelukkig recht weten te trekken en de onzekerheid bij iedereen weg weten te nemen.” Dat blijkt ook uit de lopende zaken die nog spelen. “Die vragen zitten vooral op het niveau van ‘Waar staat mijn OneDrive precies, lokaal of ergens anders?’ Het werken met Microsoft 365 kunnen we zo goed als ingeburgerd beschouwen.” En dat komt de samenwerking binnen het Regio College alleen maar ten goede.
"Het werken met Office 365 is inmiddels behoorlijk ingeburgerd en men weet ook in Teams goed de weg."
Ongemerkte overgang door hands-on aanpak
Om tot een modern, locatie-overkoepelend digitaal samenwerkingsplatform te komen, moest er wel het nodige gebeuren. Van de lokale on-premises servers naar de Azure Cloud en van de eveneens lokale office-pakketten naar Office 365. Veel zaken hebben de collega’s van Piette hands-on zelfstandig aangepakt. Het digitale samenwerkingsplatform was al lang geleden vormgegeven en ‘vercloud’, door de toenmalige IT-leverancier en de collega’s van Piette, die ervoor hebben gezorgd dat het Regio College van on-premises naar de cloud overstapte. ICT partner IT-Workz stond naderhand klaar om op afstand bij te springen en vragen vanuit het Regio College te beantwoorden. Ook nam zij de migratie naar Azure op zich.
Ook Bring en Get Your Own Device mogelijk
Om plaats- en tijdonafhankelijk onderwijs mogelijk te maken, implementeerde het Regio College al in 2012 een Digitale Leer- en Werkomgeving (DLWO). Sinds die periode is het Regio College stapsgewijs bezig met het implementeren van Bring Your Own Device (BYOD), Get Your Own Device (GYOD) en Choose Your Own Device (CYOD).
In 2017 werd SharePoint Online geïmplementeerd en is het rekencentrum van een private cloud on-premises naar een private cloud binnen SURFcumulus gemigreerd. De adoptie van Office 365 en de inrichting van SharePoint Online hebben de collega’s van Piette grotendeels zelf opgepakt.
Klaar voor hybride onderwijs
Zoals eerder aangegeven, heeft het Regio College altijd als uitgangspunt ‘tijd- en plaats-onafhankelijk werken en leren’ nagestreefd. Tien jaar geleden al speelde het Regio College met de gedachte ‘Wat als we al onze scholen zouden moeten sluiten?’ Door zich hierop voor te bereiden, was de onderwijsorganisatie een decennium geleden al in staat om onderwijs op afstand te verzorgen. Piette: “Natuurlijk, het was nog geen gesneden koek, maar iedereen wist wel wat er moest gebeuren, mocht zo’n situatie zich voordoen.” Inmiddels loopt ook dit via Office 365 en Teams. “Office 365 kenden de meesten al. Teams was echter nog niet ingeburgerd en is in maart 2020 bij iedereen geïntroduceerd. Onze eigen uitdaging zat ‘m vooral in het feit dat onze docenten geen ervaring hadden met lesgeven via de laptop. Daar moesten we toen medio maart heel snel binnen schakelen.
Binnen een kleine drie weken stond er al een way of working waar alle medewerkers zich in konden vinden. Het interne expertteam Teams speelt hier een belangrijke rol in. “In dit team zitten docenten en teammanagers die de gang van zaken binnen Teams bespreken en scherp in de gaten houden. Zij gaan ook als eerste met vragen rondom Teams aan de slag.” Zeker in het begin van de coronacrisis was dit bijzonder handig. “Toen wisten sommige docenten niet eens hoe ze een team aan moesten maken, of hoe ze ontbrekende studenten toe konden voegen. Tegenwoordig zijn de vragen een stuk diepgaander. Inmiddels vindt iedereen binnen Teams zijn weg vanuit huis.”
Nóg veiliger en efficiënter samenwerken
Om ervoor te zorgen dat leerlingen en medewerkers op het Regio College nóg efficiënter en veiliger kunnen samenwerken is binnen de huidige DLWO Microsoft Intune uitgerold. Nadat partner IT-Workz eerst Intune had geïnstalleerd en heeft uitgelegd hoe het werkt, is dit nu door het Regio College weer in eigen beheer genomen. En staat er nog een uitdagende klus op de planning. “We moeten een terugroepactie op poten gaan zetten, om ervoor te zorgen dat op alle vierhonderd laptops die we inmiddels hebben verstrekt Intune komt te staan. Daar moeten we nog even goed over nadenken.” zegt Piette lachend.
Onderwijs en techniek komen samen
In de ogen van Piette moet de techniek namelijk luisteren naar de medewerkers, in plaats van andersom. “Gelukkig beweegt het IT-landschap wel steeds meer die kant op: achterhalen waar de initiële klantbehoefte zit en daarin proberen te faciliteren. Vroeger probeerde IT er nog weleens iets ‘doorheen te duwen’, maar dat is allang niet meer zo.” Uiteindelijk moet de leraar er niet alleen mee kúnnen, maar ook wíllen werken. Dat hebben ze op het Regio College uitstekend begrepen.
"Het werken met Office 365 is inmiddels behoorlijk ingeburgerd en men weet ook in Teams goed de weg."
Aan de slag met de digitalisering van jouw onderwijsinstelling? Download dan de whitepaper 'Een veilige en stabiele werkomgeving voor jouw school' en zet de eerste stappen.