DocuFlow
DocuFlow is een product van de leverancier Documizers. Docuflow is een product dat helpt onderwijsinstellingen om werk rondom documenten als contracten, arbeidsovereenkomsten, formulieren en beleidsdocumenten te vereenvoudigen en te automatiseren. DocuFlow bestaat uit zes onderdelen en biedt standaard integraties met meer dan 50 verschillende applicaties. Onderstaand staan de vier belangrijkste functies uitgelegd.
DocuFlow - Documentgeneratie
Met de geavanceerde documentgenerator van DocuFlow genereer je de mooiste documenten en e-mails in een handomdraai.
- Efficiënt en tijdbesparend: geen tik- klik- en zoekwerk meer
- Professionele documenten en communicatie met relaties
- Uniforme werkwijze voor alle collega’s
Documentcreatie met DocuFlow start met één druk op de knop vanuit jouw CRM en/of ERP applicatie.
Documenten en e-mails worden gegenereerd op basis van een sjabloon met bouwstenen. De bouwstenen, zoals huisstijlen, tekstfragmenten en plaatjes worden centraal beheerd. Gegenereerde documenten worden bewerkt in Microsoft Word en kunnen met één druk op de knop verstuurd worden per email.
Beschikbare integraties
Rechtstreeks, met één druk op de knop, documenten en e-mails kan genereren vanuit ondergenoemde applicaties? Dat kan! De documentgenerator van DocuFlow is geïntegreerd met:
- Office 365
- Word
- Outlook
- SharePoint
- Teams
- CRM/ERP informatiesysteem
- AFAS Software
- Dynamics 365 for Sales
- Dynamics 365 Business Central
- Salesforce
Bekijk onder Documentatie de video 'Uitleg DocuFlow – Documentgeneratie'.
DocuFlow - Digitaal ondertekenen met Evidos
DocuFlow integreert Digitaal Ondertekenen van Evidos in bestaande documentprocessen. Daarmee is de digitale handtekening geen losstaand onderdeel meer, maar start het ondertekenproces met één druk op de knop vanuit jouw informatiesysteem of vanuit Microsoft Office.
- Het administratieve proces bevat veel minder stappen.
- Relaties kunnen snel en eenvoudig digitaal ondertekenen.
- Het draagt bij aan een papierloze organisatie.
Arbeidscontracten, machtigingsformulieren, inkoopopdrachten: ze hebben allemaal een handtekening nodig. DocuFlow integreert met Evidos, marktleider op het gebied van digitaal ondertekenen, en zorgt ervoor dat al jouw documenten met één druk op de knop worden voorzien van een digitale krabbel.
Het ondertekenproces start met één druk op de knop vanuit jouw informatiesysteen (of vanuit Word). De rest gaat automatisch. Het printen van documenten, verzenden per post, ondertekenen met pen, terugsturen en scannen is verleden tijd.
Beschikbare integraties
Digitaal ondertekenen van Evidos wordt door DocuFlow geïntegreerd met:
- Office 365
- Word
- Outlook
- SharePoint
- Teams
- CRM/ERP informatiesysteem
- AFAS Software
- Dynamics 365 CRM
- Dynamics 365 Business Central
- Salesforce
Bekijk onder Documentatie de video 'Uitleg DocuFlow – Digitaal Ondertekenen'.
DocuFlow - Automatisch archiveren
DocuFlow archiveert documenten en e-mails automatisch in SharePoint (of ander DMS)
- Uniforme werkwijze voor archiveren.
- Documenten en e-mails raken niet meer kwijt.
- Geen handmatige handelingen meer nodig.
DocuFlow helpt je om nieuwe, bestaande of binnenkomende documenten en e-mails met één druk op de knop de archiveren. Denk bijvoorbeeld aan de contracten, arbeidsovereenkomsten, mailingen en correspondentie in jouw onderwijsinstelling. Nu sla je deze documenten en e-mails waarschijnlijk handmatig op. DocuFlow neemt dit werk van je over, zodat jij er geen omkijken meer naar hebt.
Beschikbare integraties
Rechtstreeks vanuit onderstaande applicaties, met één druk op de knop, archiveren in SharePoint? Dat kan met DocuFlow. DocuFlow is standaard geïntegreerd met:
- Outlook (Microsoft Office)
- AFAS Software
- Dynamics 365 CRM
- Dynamics 365 Business Central
- Salesforce
Voorkeur voor een ander DMS?
Werkt jouw organisatie met een andere document management systeem voor de opslag van bestanden? DocuFlow biedt standaard integraties voor onder andere SharePoint, Dropbox, OneDrive, M-Files en File server. Neem contact op voor de mogelijkheden.
Bekijk onder Documentatie de video 'Uitleg DocuFlow – Automatisch archiveren'.
DocuFlow - Bulkverzending van documenten
Documenten in grote aantal tegelijk opstellen en verwerken, kost veel tijd. DocuFlow automatiseert dit proces voor je door het document met bijbehorende e-mail automatisch op te stellen, samen te voegen, te versturen en archiveren. Hierdoor wordt het genereren en verwerken van documentpartijen een fluitje van een cent.
- Minder handmatige handelingen
- Tijdbesparing en efficiëntie
- Professionaliteit, uniformiteit en kwaliteit van uitvoering
Neem contact op met Pieter Oosterhof als je Documizers licenties wilt bestellen of bijbestellen. Dat kan per e-mail: pieter.oosterhof@slbdiensten.nl of telefonisch: 020-8888166.
Leverancier Documizers
Licentiedetails
Licentiejaar en einddatum
- Het licentiejaar loopt van 1 december tot en met 30 november. De overeenkomst eindigt op 30-11-2024.
- Instappen kan naar rato tijdens lopend licentiejaar.
Licentievorm
- Gebruikerslicentie: Voor een jaarlijkse licentievergoeding per gebruiker verkrijg je het gebruiksrecht op de software voor instellingsgebruik. Het minimum af te nemen aantal gebruikers voor DocuFlow is 5. Procesautomatisering is af te nemen vanaf 26 gebruikers.
Hoe de software geleverd wordt
- Dit is een 100 % SaaS oplossing
Ondersteuning
- De leverancier levert tweede lijn support
Administratiekosten
- De administratiekosten zijn gebaseerd op 4 % van het verschuldigde licentiebedrag met een minimum van € 75,00 voor vo-instellingen en € 175,00 voor niet-vo-instellingen per licentiejaar.
Besteldetails
- Implementaties worden uitgevoerd door Documizers
- Na bestelling wordt er tijdens intake door Documizers een inschatting gemaakt van verwachtte uren voor implementatie
- Uren worden door Documizers direct aan de klant gefactureerd
- De Gebruikersovereenkomst en Algemene voorwaarden zijn te vinden op de website: https://documizers.com/algemene-voorwaarden
Video's
Video uitleg DocuFlow – Documentgeneratie:
Video uitleg DocuFlow – Digitaal Ondertekenen
Video uitleg DocuFlow – Automatisch archiveren:
Service en contact
Heb je vragen over deze oplossing? Neem dan contact met ons op. Doe je dat per e-mail, vermeld dan je relatienummer. Veel antwoorden vind je overigens op onze pagina met veel gestelde vragen.
