Hoe selecteer je de juiste cloud back-up oplossing?

Steeds meer data van onderwijsinstellingen staat in de cloud in plaats van on premise. Dat heeft directe gevolgen voor de back-up strategie, waarin cloud back-up een noodzaak is. Maar waar moet je op letten bij de keuze voor een oplossing, die bij jouw school past? Jans Meinds heeft dit traject doorlopen bij RSG Wolfsbos en deelt zijn ervaringen.

RSG Wolfsbos is een brede openbare vo-school in de regio Hoogeveen met circa 1.500 leerlingen. Op de campus met vijf gebouwen wordt op alle niveaus onderwijs gegeven: praktijkonderwijs, vmbo, mavo, havo, vwo en isk (internationale schakelklas). Jans Meinds is sinds 2007 werkzaam bij de school en vervult er de functie van Adviseur ICT. Bij zijn aantreden kreeg hij de opdracht om het proces van decentralisatie naar centralisatie van ICT in goede banen te leiden. “Dat is goed gelukt, al komen we er wel een klein beetje op terug. We hebben sinds kort weer een helpdeskbaliefunctie op locatie, omdat we merkten dat er behoefte was aan directe ondersteuning.”

Efficiënter en beter ICT-beheer

De rol van Meinds bij RSG Wolfsbos is tweeledig. Ten eerste coördineert hij, als onderdeel van Team ICT, het dagelijks beheer van de ICT-omgeving. Ten tweede toetst hij continu welke ontwikkelingen op het gebied van techniek en IT-dienstverlening van toegevoegde waarde zijn voor de school. Een belangrijke trend die hij ziet, is de transitie naar de cloud en bring your own device. “Die ontwikkelingen probeer ik te vertalen naar steeds efficiënter en beter ICT-beheer. Daarnaast kijk ik naar wat onderwijs ermee kan en hoe ik het kan implementeren. En kijk ik waar het onderwijs naartoe wil en hoe ik met mijn dienstverlening daaraan kan bijdragen.”

Corona versnelt overstap naar de cloud

RSG Wolfsbos had precorona zoals veel andere scholen een on premise dataserver met data van leerlingen, docenten en ondersteunend personeel. Door corona zijn ze in het voorjaar van 2020 versneld naar de cloud gegaan. Meinds herinnert zich nog de hectiek: “Ik werd maandag gebeld door SLBdiensten, omdat de scholen dicht gingen. Vervolgens moesten we vanaf woensdag in drie dagen tijd in Microsoft Teams 400 Teams aanmaken voor de docenten. Op dat moment hebben we de beslissing genomen om naar de cloud over te stappen. Volledig en snel, zodat we de kosten van on premise versneld konden afschrijven.”

Selectiecriteria voor cloud back-up

De overstap zorgde wel voor een nieuwe uitdaging. Meinds vertelt: “De overstap naar de cloud betekende dat we de veilige back-up omgeving van onze on premise dataserver moesten verlaten en nu ineens moesten nadenken over veiligheid in de cloud. Via SLBdiensten en IT-Workz zijn we op zoek gegaan naar een passende Microsoft 365 back-up oplossing. In de selectieprocedure hebben we drie verschillende oplossingen beoordeeld aan de hand van een aantal criteria. Denk daarbij aan: inrichting van de back-up omgeving; gebruikersvriendelijkheid van het account; de koppeling met Office 365; werking van de dagelijkse back-ups en wat moet je checken; en de werking van het restoren.”

Barracuda intuïtief en laagdrempelig

RSG Wolfsbos koos uiteindelijk voor de oplossing van Barracuda. Meinds legt uit: “De oplossing was gemakkelijk te installeren en in te richten. Daarnaast was het gebruikersvriendelijk, intuïtief en laagdrempelig. En daar kwam nog iets bij. Ik kijk altijd naar wat past bij de school en daadwerkelijk nodig is. De oplossing van Barracuda voldoet daar goed aan tegen een mooie prijs. Dat laatste is ook belangrijk, omdat we als onderwijsinstelling met gemeenschapsgeld werken. Daarom vind ik dat we transparant moeten zijn over de besteding. Een extra voordeel van Barracuda ten opzichte van de twee andere oplossingen was, dat we tijdens de pilot met de proeflicentie van Barracuda meteen een back-up van de Microsoft 365-omgeving konden maken.”

Data Inspector

Bij de overstap naar cloud back-up ontstond ook de belangstelling voor Data Inspector, een andere oplossing van Barracuda. Meinds vertelt: “We zagen in de logging van de data allerlei beheersmatige aspecten tevoorschijn komen die extra aandacht vereisen. Daarbij heb ik het zowel over de kans op malware als over documenten die er niet horen te staan. En als beheerder wil je het wel beheersbaar houden. Ik verwacht daarom dat Data Inspector vanwege het inzicht dat het biedt een steeds grotere rol kan gaan spelen. Bij beveiliging en risicobeheersing, bij kwaliteit en bij het tegengaan van vervuiling.”

Ervaring na implementatie

Inmiddels heeft RSG Wolfsbos de overstap gemaakt naar cloud back-up en Data Inspector en kan Meinds aangeven welke voordelen dit heeft opgeleverd. “Ik hanteer de regel ‘cloud first’. Dat is met deze oplossing sterk naar voren gekomen. Je hebt geen on premise servers of data-opslag meer nodig en je kunt het desgewenst zelfs volledig thuis doen. Dat past ook in een ander uitgangspunt van ons dat je anytime, anyplace en anywhere met any device je werk moet kunnen doen. Dat lukt met deze oplossingen prima. Daarnaast ben ik heel blij dat we data kunnen restoren. We hebben het gelukkig niet vaak nodig, maar het is een soort verzekering. Je wilt namelijk niet het risico lopen dat je – bijvoorbeeld bij een personeelswisseling – belangrijke documenten kwijtraakt.”

Vervolgstappen in IT-security

Na de overstap naar cloud back-up wil RSG Wolfsbos andere security-maatregelen gaan uitrollen, zoals het invoeren van meer basismaatregelen die ervoor zorgen dat de infrastructuur ICT-compliant is. Een belangrijke rol is daarin weggelegd voor het verhogen van het bewustzijn van medewerkers aangaande cybersecurity. Voor Meinds is het belangrijk om de juiste balans te vinden met betrekking tot de zero trust mindset. “Ik stel mezelf de vraag in hoeverre een gebruiker mag voelen dat hij minder kan of mag. Dat is een aardige puzzel, waarbij we er natuurlijk op uit moeten komen dat de risico’s voor de school zo klein mogelijk zijn.”