Nova College mailt veilig via Zivver

Al sinds mei 2020 maakt het Nova College gebruik van Zivver voor het veilig versturen van mails. Daarmee verkoos het Nova College het programma boven andere opties, waaronder de uitgebreide beveiligingsmogelijkheden van Microsoft A5. “Binnen de onderwijsinstelling zijn er zo’n vijftig medewerkers die vaker vertrouwelijke gegevens versturen, ook naar gemeenten en zorgorganisaties. Aangezien Zivver daar veel gebruikt wordt, wilden we met onze keuze daarop aansluiten.” Aldus Rob van Bruggen, manager informatievoorziening bij het Nova College.

Met ongeveer 1.200 medewerkers verzorgt het Nova College in Noord-Holland dagelijks onderwijs aan ruim 12.500 studenten vanaf 16 jaar. Het Nova College biedt ruim 130 beroepsopleidingen aan, onder meer voor autotechniek, bouw, business, CIOS, Hotelschool, ICT, reizen scheepvaart, techniek, uiterlijke verzorging, welzijn en zorg. Daarnaast biedt het Nova College vmbo-t, havo en vwo in het vavo en bedrijfsscholingen aan. Een onderwijsinstelling met zo’n omvang heeft ook een omvangrijke IT-afdeling. Bij de keuze voor Zivver was manager informatievoorziening Rob van Bruggen betrokken. Albert Flohil is functioneel beheerder. Zivver is een van de applicaties die hij beheert.

Veilig mailen met je eigen mailprogramma’s

Zivver is een applicatie voor het veilig versturen van mails. Het is te integreren in mailprogramma’s als Outlook, Office 365 en Gmail. Uniek aan Zivver is dat het je mails ‘begrijpt’. Uit de context kan Zivver opmaken of een mail ‘gewoon’ of ‘extra veilig’ moet worden verstuurd. Bij termen als ‘BSN’, ‘paspoort’ of ‘ziek’ trekt Zivver direct aan de bel. Eigen ‘gevoelige’ termen zijn daaraan toe te voegen. Daarbij kan de tool nog onderscheid maken in naar wie je het verstuurt: een externe mail wordt strenger beoordeeld dan een mail naar een collega. Dat gebeurt door een waarschuwende balk bovenin het scherm van de mail, die groen, oranje of rood kleurt. Door slimme machine learning foutpreventie wordt een mogelijke gevoeligheid al bij het opstellen van de mail getraceerd. Handig is ook dat een verzonden mail nog makkelijk terug is te halen, als die nog niet geopend is.

Door de ingebouwde multifactor authentificatie (MFA) voor ontvangers voorkomt Zivver dat een bericht in verkeerde handen komt. De ontvanger heeft immers een extra code nodig om het binnenkomende bericht te ontsleutelen, een code die hij alleen van de verzender kan ontvangen. Bij Zivver kies je zelf of veilig mailen standaard aan staat in je mailprogramma of dat je deze met één klik activeert. Nog een bijkomende handigheid is dat Zivver ook geschikt is voor het verzenden van grote bestanden, tot wel 5 Terabyte. Daarmee dient het programma ook direct als vervanging voor WeTransfer.

Eenvoud en bedieningsgemak

De keuze voor Zivver werd al gemaakt rond april 2020. Rob van Bruggen vergeleek destijds een aantal programma’s en koos Zivver. Zijn redenen? Uiteraard de uitstekende beveiliging, maar ook het bedieningsgemak. “Het is ideaal dat Zivver is geïntegreerd in Outlook en op de achtergrond zijn werk doet. Je hoeft niets aan te zetten; Zivver controleert zelf. Daarmee ontzorgt het programma ons. Binnen de onderwijsinstelling zijn er zo’n vijftig medewerkers die vaker vertrouwelijke gegevens versturen, ook naar gemeenten en zorgorganisaties. Aangezien Zivver daar veel gebruikt wordt, wilden we met onze keuze daarop aansluiten. Daarnaast zijn er ook veel collega’s die alleen af en toe een vertrouwelijke mail sturen. Voor hen is het cruciaal dat het programma makkelijk in gebruik is en niet veel tijd kost.”

Ook de ‘gewone’ mailers, zoals Rob zelf, weten Zivver te waarderen. “Als ik het woord ‘bijlage’ intik in de mail en vervolgens de bijlage zelf vergeet, wijst Zivver me daar direct op.” Zo’n 400 medewerkers gebruiken Zivver als aanvulling op Outlook. “Bij de start hebben we een aantal online sessies gepland om Zivver toe te lichten en we wijzen nieuwe collega’s op het gemak van Zivver. De circa vijftig collega’s die vaak vertrouwelijke gegevens mailen, gebruiken het uiteraard allemaal.”

A5 of Zivver?

Bij het verlengen van de licentie in mei 2022 speelde er een andere keuze dan twee jaar eerder: die tussen Microsoft A5 en Zivver. “We twijfelden wel,” erkent Rob. A5 biedt immers meer beveiligingsmogelijkheden en je kunt er meer zelf in regelen. Aan de andere kant kost het ook veel tijd om deze goed in te richten. Uiteindelijk kozen we toch opnieuw voor Zivver vanwege het gemak. We wilden voorkomen dat medewerkers weer extra handelingen moeten verrichten om een nieuwe oplossing te leren doorgronden. Ze hebben het al druk genoeg!”

Ondersteuning bij het gebruik

Functioneel beheerder Albert Flohil ondersteunt de medewerkers van het Nova College in de dagelijkse praktijk met het gebruik. “Met nieuwe medewerkers plan ik op verzoek een sessie in om het belang van veilig mailen te benadrukken en het gebruik van Zivver toe te lichten. Als er een vraag op de servicedesk binnenkomt over Zivver, gebruik ik dat ook direct om een Teams-gesprek te organiseren en met de betreffende medewerker de vragen door te nemen. En ik besteed aandacht aan Zivver in de interne nieuwsbrief, bijvoorbeeld via een ‘tip van de week’. Voor standaard mailtjes scant Zivver de inhoud van de mail, zonder actief te worden in de ogen van de gebruiker. Pas bij vertrouwelijke informatie springt Zivver aan en kijkt het naar de inhoud en context. Bijvoorbeeld wanneer je een adreslijst in Excel of informatie over een probleemgeval of ziekte gaat versturen, dan checkt Zivver of de afzender eerder dergelijke gegevens zond naar de geadresseerde. Zo voorkomt Zivver dat gevoelige informatie naar de verkeerde persoon wordt gestuurd.”

Met de verlenging van de licentie kan het Nova College weer tot eind 2025 vooruit. Voor hulp bij de implementatie en adoptie kunnen ze bij Zivver zelf terecht. “Ik kijk nu uit naar de mogelijkheden voor digitaal ondertekenen via Zivver Sign, dat nu in ontwikkeling is. Over de adoptie van Zivver ben ik heel positief gestemd. Tot op heden heeft het Nova College ook nog geen beveiligingsincidenten via de mail gehad. Dus wat dat betreft doet Zivver zijn werk uitstekend.”

Meer informatie

Wil je meer weten over wat Zivver voor jouw onderwijsinstelling kan betekenen? Ga naar de pagina van Zivver of neem contact op met de Servicedesk van SLBdiensten.