OMO automatiseert proces arbeidsovereenkomsten

Ons Middelbaar Onderwijs, ook wel bekend als stichting OMO, koos in 2015 voor DocuFlow van Documizers. Annemarie van den Berghe, Coördinator team HR bij OMO, begeleidde de implementatie en deelt haar ervaringen.

‘In de basis werken wij met AFAS, maar daarin konden we tijdens de implementatie ons proces voor arbeidsovereenkomsten niet kwijt. Het paste gewoon niet binnen de standaard. Daarom kozen wij voor DocuFlow in aanvulling op de software van AFAS. Het biedt alle flexibiliteit die we nodig hebben’, aldus Annemarie.

Handtekeningen automatisch verzameld

Het printen en posten van arbeidsovereenkomsten plus aanhangsels is verleden tijd. Met de documentoplossing van Documizers wordt data opgehaald uit AFAS. Deze informatie wordt verwerkt in een Word-document. Vervolgens wordt de arbeidsovereenkomst digitaal verstuurd voor interne ondertekening. Na akkoord, wordt het document automatisch doorgestuurd naar de medewerker voor digitale ondertekening. Nadat de laatste krabbel is gezet, komt de overeenkomst weer terug naar HR en wordt het document inclusief handtekeningen opgeslagen in het AFAS Dossier. Annemarie: ‘Alles gaat digitaal en grotendeels automatisch. We hebben er geen omkijken meer naar.’

Niets raakt meer kwijt

Naast papier en postzegels, bespaart het nieuwe documentproces dus ook geld en tijd. En dat niet alleen, ‘Een groot bijkomend voordeel is dat alle documenten in het proces te volgen zijn. Niets raakt meer kwijt, wat de informatieveiligheid ten goede komt’, aldus Annemarie.

Over de samenwerking met Documizers

Zodra een nieuw documentproces ingericht moet worden, denken we automatisch aan Documizers’, zegt Annemarie met een lach. ‘Er is altijd rechtstreeks en persoonlijk contact met de consultants en het team is altijd bereid mee te denken.’