PCC kiest voor Zivver vanwege optimale veiligheid

Voor Maurice Filee, Teamleider ICT bij het Petrus Canisius College in Alkmaar, was het in 2018, bij de introductie van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), direct duidelijk. De school moest meer doen om persoonsgegevens te beschermen. Hij oriënteerde zich op de mogelijkheden en kwam uit bij Zivver. “Optimale veiligheid, maar ook gebruiksvriendelijkheid waren de redenen voor mijn keuze.” Hij kreeg geen spijt: recent verlengde school de overeenkomst.

Het Petrus Canisius College (PCC) in Alkmaar is een katholieke scholengemeenschap met zo’n 2600 leerlingen. Vmbo, mavo, havo, vwo, gymnasium en atheneum: de school biedt het allemaal. Maurice Filee voert als coördinator ICT de centrale regie over de ICT voor alle vijf locaties. Alle medewerkers werken op het Microsoft-platform, de leerlingen werken in de Google-omgeving op chromebooks. De IT-omgeving draait nog deels op eigen servers en deels in de cloud. De school zit in een transitie naar de cloud en de bredere inzet van Sharepoint en Onedrive. “Een transitie van de lange adem,” aldus Maurice: “We hebben geen deadline gesteld voor we volledig over zijn, maar kiezen nu voor de flexibiliteit van best of both worlds.”

Bij zijn oriëntatie op de mogelijkheden voor veilig mailen bekeek Maurice Filee diverse oplossingen. “Microsoft bood al wel rudimentaire versleuteling aan, maar dat was lastiger in het gebruik en had daarom niet mijn voorkeur.” Zivver kende hij via een persoonlijk contact. Hij begon met een pilot om het te testen. “Na een belletje met SLBdiensten bleek dat zij Zivver in het portfolio hadden, waardoor het voor ons als onderwijsinstelling makkelijk is om een licentie af te sluiten. Vanaf de startdatum van de AVG was Zivver een van de eerste met een oplossing voor veilig mailen. Destijds waren ze vooral actief in de zorg, direct daarna ook in het onderwijs.”

Verhoogde veiligheidsmaatregelen

Een aantal zaken gaven de doorslag om voor Zivver te kiezen. “De gebruiksvriendelijkheid, dat allereerst. We waren heel gecharmeerd van de balk die boven je mail verschijnt en je direct waarschuwt dat je mail persoonsgegevens of medische gegevens bevat. Binnen de Microsoft-oplossing moet je die woordenset zelf opstellen. De wijze waarop Zivver in gesprek was met ons was heel prettig. De begeleiding bij de implementatie en de informatieverstrekking waren allemaal goed verzorgd. Het totaalpakket maakte dat de migratie heel voorspoedig verliep.”

Uiteindelijk zette Maurice in maart 2020 zijn handtekening onder de eerste licentieovereenkomst voor Zivver. De onderwijsinstelling nam eerst de tijd om zich te oriënteren op de techniek en de organisatie voor te bereiden op de verhoogde veiligheidsmaatregelen. In mei 2022 werd het contract verlengd en sloot de school een overeenkomst af voor drie jaar tot 31 december 2025. Alle 365 medewerkers gebruiken Zivver. Afdelingsleiders, directeuren en trajectbegeleiders maken er het meest gebruik van, maar ook leerkrachten gebruiken Zivver voor de communicatie met ouders.

Vier opties voor veilig mailen

Een van hen is Astrid ten Boom, afdelingsleider bovenbouw bij de vestiging Oosterhout. “Als ik informatie aan Leerplicht verstrek, MDO-verslagen verstuur of vertrouwelijke informatie deel met ouders die echt niet bij anderen terecht mag komen, dan maak ik er graag gebruik van. Het is echt heel makkelijk in het gebruik: Zivver signaleert een naam, geboortedatum of BSN-nummer als je aan het typen bent en waarschuwt dan direct dat het zaak is om dit veilig te doen. Je kunt het onmogelijk vergeten.”

Om het bericht veilig te verzenden en af te leveren gebruikt PCC alle vier de beschikbare opties: een extra controle via sms, een afgesproken wachtwoord (vooral gebruikt binnen afdelingen), een voorafgaande mail met de code die je daarna nodig hebt om je beveiligde mail te openen en bestaande Zivver-klanten kunnen onderling altijd veilig met elkaar mailen. Voor mails met de GGZ of GGD is die laatste optie standaard ingesteld. Een mooie functionaliteit van Zivver is ook dat je een eenmaal gestuurde mail weer snel kunt intrekken.

Naast het veilig verzenden van gegevens, is Zivver ook een goed alternatief voor WeTransfer, doordat je er ook grote bestanden tot 5 Terabyte mee kunt versturen. Bovendien is de Zivver bezig met functionaliteit voor het digitaal ondertekenen van mails. “In de lockdowns konden we geen fysieke handtekening meer zetten en was de digitale handtekening een goed alternatief. Dat doen we nu nog met Adobe-producten of we scannen een handtekening op papier in, maar het zou handig zijn als dat ook in Zivver kan,” aldus Astrid.

Bewustzijn collega's

Bij de start in 2020 ontvingen de gebruikers uitleg over Zivver. Voor nieuwe medewerkers is er het intranet dashboard ‘Weten en Regelen’. Deze kennisbank met nuttige informatie over alles wat betrekking heeft op de schoolorganisatie bevat ook hand-outs over Zivver en de AVG. “Voor vragen hebben we een meldingssysteem in TOPdesk. In het begin kregen we daar nog de nodige vragen, maar inmiddels komt er niet veel meer binnen. Het bewustzijn onder collega’s om veilig te mailen is groot. Het is onze taak om collega’s positief gestemd te houden over het gebruik van ICT, maar ook te beschermen tegen het kwaad dat rondgaat, zoals phishing mails. Ik kan het alleen maar waarderen als mensen contact zoeken met de ICT-afdeling of een mailtje doorsturen dat ze niet vertrouwen.”

Astrid ziet dat dit onderwerp ook leeft bij de ouders: “Die worden steeds beschermender en houden de school kritisch in de gaten of mailen wel veilig gebeurt. Je wilt niet in de krant komen met een blunder.” Maurice vult haar aan: “Als school willen we graag uitdragen dat we doordacht te werk gaan. Een voorbeeld is de conversatiestarter op onze website. De school geeft op haar homepage aan dat ze Zivver gebruikt voor veilig mailen. Ouders kunnen via de link op een veilige manier een mail sturen naar een PCC-medewerker. Daarmee dragen we ook uit dat we zorgvuldig omgaan met de informatie die je stuurt!”

Meer informatie

Wil je meer weten over wat Zivver voor jouw onderwijsinstelling kan betekenen? Ga naar de pagina van Zivver of neem contact op met de Servicedesk van SLBdiensten.