4 uitdagingen voor IT-beheer in het onderwijs
Veel klanten van TOPdesk zijn onderwijsinstellingen. Zij hebben daardoor goed zicht op wat veel voorkomende uitdagingen zijn in het onderwijs met betrekking tot IT-beheer. We hebben ze voor je op een rijtje gezet.
Studenten en medewerken op afstanden beheren
Probleem
Door de afgelopen 2 jaar geleefd te hebben in een pandemie, zijn meer mensen vanuit huis gaan werken. En dat zal voor een deel ook zo blijven. Zaken als het meer op afstand beheren, omgaan met support vragen en het verlenen van de juiste toegang zorgen voor een toenemende druk op de IT-afdeling.
Oplossing
Deze druk op de IT-afdeling is op te lossen door gebruik te maken van een portaal voor personeel en studenten. Via dit portaal kunnen zij met behulp van gestructureerde formulieren zelf het probleem oplossen of assistentie vragen. TOPdesk biedt hier meerdere oplossingen voor. Van een eenvoudig te gebruiken Self-service portal tot en met een configureerbaar Asset Management platform.
Onboarding van docenten binnen je organisatie
Probleem
Beginnen met een nieuwe baan is stressvol. Het laatste wat je nodig hebt, is een hobbelig onboarding proces. Bij het aantreden van een nieuwe functie als docent zijn er verplichte procedures, die op hun plaats moeten zijn voordat ze aan het dagelijkse werk beginnen. Een paar voorbeelden kunnen zijn : correct papierwerk op zijn plaats; het reserveren van klaslokalen; inrichting van de werkplek; benodigdheden; computer; software-installatie; toegang tot projector... de lijst gaat maar door.
Oplossing
Workflows zijn vooraf gedefinieerde processen, die je kunt gebruiken voor het onboarden van nieuwe medewerkers. Zorg ervoor dat je van te voren alles op orde hebt, waarbij je alle taken hebt ingepland en de juiste partijen op de hoogte hebt gebracht. Wanneer een taak is voltooid wordt er een melding verstuurd met informatie over de volgende taak. Door een tijdlijn in te stellen wordt er niks over het hoofd gezien en verloopt het onboarding proces efficiënter. Het standaardiseren van processen als deze leidt tot meer consistentie en een duurzame verbetering.
Vergeten wachtwoorden
Probleem
Een wachtwoord vergeten is een van die alledaagse taken die gedoe geeft, maar wel opgelost moet worden. Hoeveel tijd zou jij over houden op een dag als jouw collega’s niet komen vragen om een nieuw wachtwoord?
Oplossing
Creëer op je Self-service portal een plek die specifiek is gewijd aan de overtollige taken, zoals het opnieuw instellen van een wachtwoord. Als je duidelijke en transparante aanwijzingen kan bieden aan je collega’s of leerlingen, zie je een consistente vermindering van het aantal tickets voor dit soort zaken. Ook kan je 'snelle incidenten' instellen. Dit zijn incidentsjablonen, die volledig vooraf worden ingevuld. Hiermee kun je een ticket oplossen met slechts 3 muisklikken.
Nieuwe laptops en andere benodigdheden bestellen voor je medewerkers
Probleem
We hebben allemaal tools nodig om ons werk gedaan te krijgen. Hoe vragen jouw collega's hun benodigdheden aan? Komen ze langs je bureau om verzoeken te doen? Uit een enquête van TOPdesk kwam naar voren dat 1 op de 5 medewerkers een telefoon, computer of andere materialen mist om het werk goed te kunnen doen.
Oplossing
Een online webshop binnen je portal. In deze webshop kunnen collega's assets, hardware en software bestellen na goedkeuring van de manager. Op deze manier wordt het toegankelijk gemaakt voor collega’s en/of leerlingen om benodigdheden aan te schaffen.
Over TOPdesk
Met de Enterprise Service Management (ESM)-software van TOPdesk bundelen jouw serviceteams hun krachten en verwerken ze samen aanvragen vanaf één platform. Wil je meer weten over de oplossingen van TOPdesk? Bekijk dan de licentie pagina van TOPdesk. Of neem contact op met onze collega's van de servicedesk via servicedesk@slbdiensten.nl of 020 - 420 1396. Zij helpen je graag.