ICT-vaardigheden medewerkers verbeterd door trainingen op maat

Het Samenwerkingsverband VO-VSO Nijmegen e.o. helpt alle scholen in het voortgezet (speciaal) onderwijs in de regio Nijmegen en omstreken om leerlingen passend onderwijs te bieden. Coördinator facilitair & veiligheid Wouter de Gooyert bemerkte verschillen in het niveau van de ICT-vaardigheden bij zijn collega’s. Hij benaderde SLBdiensten en IT-Randsteden in juli 2021 om een scholingsplan ICT op te stellen. Nu, een jaar later, hebben alle medewerkers met succes hun eindtoets gehaald.

Het Samenwerkingsverband VO-VSO Nijmegen en omstreken helpt zo’n 25.000 leerlingen aan 47 schoollocaties met het vinden van een passende onderwijsplek. Bij de organisatie werken zo’n 80 medewerkers (samen 50 FTE). Dit zijn medewerkers met specifieke expertise voor leerlingen met uiteenlopende problematiek. Wouter de Gooyert is verantwoordelijk voor het ICT-gebruik van de instelling. Drie jaar terug stapte de organisatie over naar Office 365 en daarmee ook naar Teams en OneDrive. “Aan het begin van het schooljaar gaven we destijds een training van een half uur om de overstap van de server naar de cloud uit te leggen. Voor sommige collega’s was dat een grote stap. Uit ‘angst’ voor de cloud of omdat ze het concept niet goed begrepen zetten ze een bestand voor de zekerheid ook op het bureaublad of een USB-stick. Aangezien het bij ons vrijwel altijd over privacygevoelige gegevens gaat, kan dat echt niet.”

Verplicht karakter

Alle reden dus voor het bijspijkeren van de ICT-vaardigheden. Niet alleen als je het leuk vindt, maar verplicht, om je werk beter te kunnen doen. “Het woord ‘verplicht’ is een lastige”, erkent De Gooyert. “We hebben dat ondervangen door eerst te checken wat het aanvangsniveau is van de collega’s. Daardoor konden we de trainingen meer op maat aanbieden. Ik merkte namelijk dat er veel niveauverschil zat in ICT-vaardigheden. Het is bovendien een brede organisatie: voor de een is Outlook belangrijker, voor de ander Excel.”

"Het Samenwerkingsverband VO-VSO Nijmegen en omstreken helpt zo’n 25.000 leerlingen aan 47 schoollocaties met het vinden van een passende onderwijsplek."

Op maat

Als basisniveau gold voor alle medewerkers dat ze een document op OneDrive kunnen opslaan en de basics van Outlook, Word en Teams onder de knie moeten hebben. Voor secretariaatsmedewerkers was er een extra Outlook-training, omdat zij vaak meerdere agenda’s en mailboxen beheren. Aan het begin van het schooljaar 2021/2022 werd het startniveau van de medewerkers bepaald. Dat gebeurde niet via een toets, zoals De Gooyert verwachtte, maar via profielteksten. “SLBdiensten en IT-Randsteden stelden drie profielteksten op van gebruikers en vroegen iedereen ‘In welk profiel herken je je het meest?’. Daar kwamen drie groepen uit. Wanneer collega’s zich voor ons gevoel te hoog of te laag inschaalden, spraken we ze daarop aan. Door deze profielen voelde het voor medewerkers minder als een verplichting om mee te doen.”

Vervolgens werden zo’n 65 personen getraind. Er waren twee beginnersgroepen van ieder vijf personen die twee dagen een training kregen. Dan was er de klas ‘medior gevorderden’ waarin 25 personen een dag les kregen van een trainer. Beide groepen kregen dezelfde stof aangereikt; de beginnersgroep mocht er in kleiner gezelschap langer over doen. De groep gevorderden die geen training dacht nodig te hebben, mocht direct de eindtoets maken in Forms. Als ze hem niet haalden, konden ze alsnog aansluiten bij de eendaagse training. De eindtoets was voor alle drie de groepen hetzelfde.

Inloopspreekuur

Als afsluiting van het traject organiseerde De Gooyert een inloopspreekuur. Hier konden deelnemers nog terecht met hun laatste vragen. “Bij het spreekuur waren een medewerker van onze ICT-partner, de docent van IT-Randsteden en ikzelf aanwezig. Alhoewel er maar zes personen langskwamen, was het toch goed dat we er met zijn drieën waren, omdat de vragen heel verschillend van aard waren.”

"Onderwijs op afstand is immers ook zonder lockdowns handig."

Het resultaat

De trainingen hebben volgens De Gooyert veel opgeleverd. Zo krijgt de servicedesk van het externe ICT-bedrijf veel minder vragen. “Zij zijn er om storingen op te lossen, niet voor het beantwoorden van gebruikersvragen. Een aantal collega’s is zekerder van zijn zaak geworden; zij kwamen erachter dat ze eigenlijk prima overweg kunnen met de laptop. Medewerkers begrijpen nu hoe opslaan in de cloud werkt. Daardoor snappen ze dat je een bestand niet op je USB-stick of bureaublad op moet slaan. Bovendien zien ze de voordelen: als je laptop het begeeft, ben je op een nieuwe laptop in vijf minuten weer ingelogd en aan het werk.”

Het komend schooljaar wil de organisatie een volgende stap zetten: het verdiepen van de kennis via trainingen in Excel, PowerPoint en OneNote. Voor Excel gaat het om tien personen, PowerPoint in combinatie met Teams is voor een grotere groep interessant. Onderwijs op afstand is immers ook zonder lockdowns handig, bijvoorbeeld voor leerlingen die thuis zitten en toch de les willen volgen. Ook nieuwe medewerkers wil De Gooyert een basistraining laten volgen, afhankelijk van hoeveel nieuwe medewerkers er de komende tijd komen en wat hun ICT-niveau is. “Dat is relatief duur, maar we willen voorkomen dat we over vijf jaar weer een enorm niveauverschil hebben.”

Voor andere scholen heeft De Gooyert twee tips. “Wil je medewerkers verplichten op cursus te gaan, werk dan met profielen. Je wilt voorkomen dat gevorderde gebruikers hun tijd verdoen bij een beginnerstraining of dat beginners ontmoedigd raken door een te gevorderde training. Hier klaagde niemand achteraf dat ze per se moesten of niets leerden. Een andere tip: kies voor een trainer die zelf uit het onderwijs komt!” Over de samenwerking met SLBdiensten en IT-Randsteden is De Gooyert erg te spreken. “Die verliep heel prettig. Een deelnemer aan de beginnersklas gaf aan: ‘die trainer wil ik graag de komende twee maanden naast mijn bureau hebben.’

"Ik vond het uiteindelijk zelfs leuk om de training te volgen."

Ervaringen van een cursiste

Barbara Vroon werkt op de front office bij het samenwerkingsverband. Zij regelt de dossiers voor de leerlingen voor wie passend onderwijs nodig is, hetzij in het regulier onderwijs dan wel in het voortgezet speciaal onderwijs. Ze volgde een training van een halve dag in Microsoft Outlook en de beginnerstraining van twee dagen in OneDrive, Teams en Excel. “Toen ik aan de training begon, had ik er eerlijk gezegd geen zin in. Dat veranderde toen we aan de slag gingen. De trainer, Ingrid, was heel prettig in de omgang. We zaten met een klein clubje bij haar en er was voldoende tijd om vragen te stellen. Het was fijn dat de groep was opgedeeld in beginners, medior en gevorderde gebruikers, waardoor je echt een training op maat had. We hebben veel handige dingetjes geleerd en ook veel gelachen. Ik vond het uiteindelijk zelfs leuk om de training te volgen.”

Trainingen via SLBdiensten

Ook aan de slag met het verbeteren van de ICT-vaardigheden van medewerkers? SLBdiensten kan helpen. Ga naar onze trainingspagina voor meer informatie. Je vindt daar ook onze contactgegevens.