Minder terugkerende meldingen door gebruik selfserviceportal
Als het behandelen van meldingen van collega’s en leerlingen een belangrijk deel van je werk is, helpt het enorm als zij zelfredzamer zouden zijn. De selfserviceportal (SSP) van TOPdesk is een klantportaal, kennisbank en webshop in één. Hier vinden zij alle informatie, die ze nodig hebben om zichzelf te helpen. Zo hoeven jouw servicedeskmedewerkers minder terugkerende meldingen te behandelen en houden ze meer tijd over voor complexere vraagstukken.
Altijd bereikbaar, altijd transparant
Met de selfserviceportal is jouw servicedesk dag en nacht bereikbaar. Klanten hoeven niet te wachten tot er een behandelaar beschikbaar is, maar kunnen zelf direct hun meldingen indienen op het moment dat ze tegen een probleem aanlopen. Dankzij de snelkoppelingen op de homepage van de SSP, kunnen zij bovendien heel eenvoudig de status van hun meldingen volgen.
One-stop-shop voor jou klanten
In de selfserviceportal zien jouw klanten direct welke diensten er allemaal beschikbaar zijn. Door de heldere interface is het voor hen direct duidelijk wat ze moeten doen, of het nu gaat om een melding indienen, een ruimte reserveren of een dienst aanvragen. Met rechten en rollen bepaal je exact wat individuele gebruikers in de portaal kunnen zien en doen, zodat al jouw klanten service op maat krijgen.
Deel waardevolle informatie met collega’s en klanten
Met de SSP kunnen klanten niet alleen hun eigen meldingen indienen, maar ook zelf hun vragen beantwoorden. TOPdesk heeft een ingebouwd kennissysteem met een krachtige zoekfunctie, waarmee het delen en vinden van kennis als heel eenvoudig wordt. Als een klant een formulier invult, worden direct de relevante kennisitems, handleidingen of FAQ’s getoond. Zo kunnen zij snel zichzelf en elkaar helpen, zonder de servicedesk te hoeven bellen. Bovendien houden behandelaars zo meer tijd over voor andere zaken.
Laat zien wat jij te bieden hebt
Met de selfserviceportal heb jij het ideale middel om klanten te laten zien welke diensten en producten jouw organisatie aanbiedt. Je kunt dit zo beknopt of uitgebreid omschrijven als je wilt en gebruikmaken van afbeeldingen. Daarnaast kan je voor al jouw diensten formulieren op maat samenstellen, zodat klanten altijd de informatie zien die ze nodig hebben – niet meer en niet minder.
Eenvoudig jouw eigen klantportaal samenstellen
De SSP bevat een toolkit om je eigen selfserviceportal te bouwen. Hiermee kan je onder andere formulieren, diensten, kennisitems en nieuwsberichten beschikbaar stellen aan klanten. Met de handige drag-and-dropfunctionaliteiten bepaal je zelf in welke volgorde ze worden getoond.
Gebruiksvriendelijke editor
Wil je de selfserviceportal in jouw eigen huisstijl? Geen probleem. De SSP is volledig aanpasbaar, zodat jij klanten een herkenbare interface kunt aanbieden. Je kunt de look-and-feel van de portal aanpassen aan jouw huisstijl, zonder dat jij hier technische kennis voor nodig hebt. Je kunt eenvoudig de kleuren aanpassen, afbeeldingen toevoegen en omschrijvingen invoeren.
Nooit meer een onvolledige aanvraag
Wanneer een medewerker een nieuwe telefoon aanvraagt, is er veel informatie nodig: is zijn huidige toestel kapot, wil hij een smartphone en moet hier een internetbundel bij? Onderdeel van de SSP is de Form Designer: een intuïtieve editor waarmee je in een handomdraai formulieren ontwerpt voor iedere aanvraag. Zo garandeer je dat jouw klant precies de informatie registreert, die jij nodig hebt om de melding volledig af te handelen.
In een paar klikken een aanvraag indienen
De klant ziet precies welke informatie aangeleverd moet worden, hoeft geen formulier te printen of langs te lopen voor een handtekening van een manager. Alle formulieren staan op één plek in de SelfServiceDesk. De autorisatie van de manager kan per e-mail.
Taken automatisch gestart en toegewezen
De door jou ontworpen formulieren zetten meteen een proces in TOPdesk in werking. Wanneer jouw klant het formulier indient, wordt een nieuwe melding of wijzigingsaanvraag geregistreerd. Taken die uit deze aanvraag voortkomen, worden direct aan de juiste behandelaar toegewezen. Je kunt zelfs kiezen om bepaalde aanvragen automatisch te laten autoriseren. Op die manier bespaart de servicedesk kostbare tijd bij het behandelen van binnenkomende meldingen en aanvragen.
Over TOPdesk
Met de Enterprise Service Management (ESM)-software van TOPdesk bundelen jouw serviceteams hun krachten en verwerken ze samen aanvragen vanaf één platform. Wil je meer weten over de oplossingen van TOPdesk? Bekijk dan de licentie pagina van TOPdesk. Of neem contact op met onze collega's van de servicedesk via servicedesk@slbdiensten.nl of 020 - 420 1396. Zij helpen je graag.