Waarom digitaal ondertekenen als HR–afdeling?
Het aannemen van een nieuwe medewerker is een papieren rompslomp. Het proces bestaat uit veel verschillende documenten zoals een uitnodiging voor het sollicitatiegesprek, brieven, het loonheffingsformulier, de arbeidsovereenkomst en de loonstrook. Het genereren, verzenden, ondertekenen en archiveren van al die documenten kost HR veel tijd.
Dat moet makkelijker kunnen, zou je denken? En dat kan het ook. Door inzet van documentautomatisering kan je het hele documentproces digitaliseren én automatiseren. Dat betekent dat HR-medewerkers geen omkijken meer hebben naar de documenten. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt en wat het oplevert.
Wat is een HR documentproces?
Een documentproces is een documentstroom die bestaat uit een reeks handelingen in een bepaalde volgorde. Denk aan HR documenten opstellen, contactgegevens opzoeken en invoegen, opslaan, versturen, ondertekenen, verwerken en archiveren. Dit geldt voor brieven, contracten, arbeidsovereenkomsten, formulieren, maar ook voor e-mails.
Wat is HR documentautomatisering?
Wanneer je het documentproces voor HR documenten automatiseert met software, heet dat documentautomatisering. De software neemt alle documenthandelingen uit handen en koppelt bijbehorende documentapplicaties aan elkaar. Denk aan applicaties als het informatie- of CRM systeem, Word, PDF, e-mail, de signing service en een documentmanagementsysteem (DMS). Zo ontstaat er een soepele documentstroom die geheel of gedeeltelijk plaatsvindt op de achtergrond.
Documentproces arbeidsovereenkomst HR
Hoe werkt een HR documentoplossing?
De software waarmee je alle handelingen digitaliseert en automatiseert bestaat uit verschillende onderdelen. Hieronder leggen we de meest gebruikte onderdelen uit.
- HR documenten genereren
Het proces start met een documentgenerator. Deze is onderdeel van de documentoplossing en genereert documenten en e-mails op basis van vaste, vooraf bepaalde bouwstenen en gegevens uit het CRM- of ERP-systeem. Bouwstenen zijn bijvoorbeeld: tekstblokken, de huisstijl, afbeeldingen en filmpjes. Documentsjablonen worden centraal beheerd.
- HR documenten versturen
Nadat het document gegeneerd is, moet het verstuurd worden per email. Ook de begeleidende email wordt automatisch opgesteld in huisstijl. De documentoplossing converteert het gegenereerde Word-bestand in een PDF-bestand en voegt deze aan het emailbericht toe voor verzending.
- HR documenten digitaal ondertekenen
De documentapplicatie plaatst documenten automatisch in Evidos (of een andere signing service) om de handtekeningen op te halen. De ontvanger kan het document digitaal bekijken en in een muisklik ondertekenen en retourneren. Printen, met de pen ondertekenen, inscannen en terugsturen is niet meer nodig.
- HR documenten archiveren
Als de handtekening geplaatst is, worden het documenten met bijhorende communicatie automatisch opgeslagen op een locatie naar wens. Dat kan lokaal zijn, maar ook in de cloud zoals in SharePoint, OneDrive of Dropbox. Zo worden alle documenten automatisch op de juiste plek gearchiveerd en raakt er niets kwijt.
Bereken wat het oplevert
Wil je weten wat het automatiseren van een documentproces jouw afdeling bespaart op jaarbasis? Bereken het met de besparingscalculator van Documizers.
Documentautomatisering met DocuFlow
Kunnen de documentprocessen in jouw organisatie wel een efficiency-boost gebruiken? Kijk dan eens naar DocuFlow van Documizers. Deze documentoplossing is van Nederlandse makelij, betaalbaar en bevat alle functies die je maar wensen kunt.
Wil je meer weten over DocuFlow of over digitaal ondertekenen? Neem contact op met licentiemanager Pieter Oosterhof via pieter.oosterhof@slbdiensten.nl of 020-8888166.